CONTEXTE ET ENJEUX :
SARIA est un prestataire de services qui collecte, transforme et valorise des matières d’origines animales ou alimentaires. Reconnue pour son savoir-faire industriel, l’entreprise a pour objectif de contribuer au bien commun et de protéger au mieux les ressources de la planète par le biais d’une recherche de l’excellence permanente, aussi bien vis-à-vis de ses prestations qu’envers ses prestataires.
En 2019, SARIA se tourne vers Cortex avec une problématique d’optimisation de ses flux sortants. Son processus de gestion des factures était à optimiser, SARIA souhaitait un outil permettant de centraliser et de suivre les envois de ses factures.
LA REPONSE DE CORTEX :
Après étude du besoin, Cortex a mis à disposition des utilisateurs d’une des entités de SARIA la solution aXessy tout d’abord sous forme d’un test d’une durée d’un mois. Les collaborateurs de SARIA ont ainsi pu expérimenter la simplicité de la plateforme pour :
- déposer les données à imprimer,
- valider les courriers unitaires prêts à être édités,
- suivre l’envoi des factures aux clients.
Ce test fut un véritable succès. Il a notamment offert au client l’opportunité de constater les bénéfices réels de la solution aXessy : gain de temps, simplification du quotidien et surtout, un suivi centralisé en temps réel. Rassuré par l’efficacité de la prestation ainsi que par l’accompagnement du commercial et du service clients, SARIA a pris la décision d’étendre la solution à l’ensemble de ses entités.
C’est ainsi que petit à petit toutes les entités de SARIA se sont mises à utiliser aXessy. Les résultats étant probants, la prestation a continué d’évoluer en prenant en compte des demandes nouvelles comme l’envoi de mailings en masse (publipostages)…
Aussi, peu avant le confinement, l’interlocutrice de SARIA avait anticipé la mise en place de la dématérialisation des factures clients. Cortex a donc pu prendre rapidement en charge les flux de SARIA pour transformer, puis envoyer une partie des factures au format papier et une autre au format électronique sous forme des PDF signés.
Un gain de temps conséquent pour notre client, car lorsqu’un PDF global des factures est extrait du logiciel métier de SARIA, il peut contenir jusqu’à 500 factures clients. Avec le système mis en place, le gestionnaire de SARIA a juste à déposer son fichier sur aXessy et le tour est joué.
Cortex s’occupe ensuite de la découpe unitaire et du tri automatique, séparant les factures à envoyer au format papier de celles à transmettre au format dématérialisé lorsqu’une adresse e-mail est présente sur la facture.
En définitive, la solution proposée par Cortex à SARIA a su se montrer évolutive et efficace.
LA PRESTATION REALISEE PAR CORTEX :
- Création des comptes utilisateurs de SARIA et ses filiales sur la plateforme aXessy de Cortex
- Fourniture de papier et d’enveloppes
- Impression mensuelle de flux de factures et de mailing publipostages, emailing selon les modèles de chaque entité de SARIA
- Envoi postal aux clients
- Traitement des PND
- Déploiement et transmission des factures dématérialisées (PDF signé)
- Suivi et traçabilité des envois
- Traitement des cas d’anomalies
PAROLE DU CLIENT :
aXessy a clairement changé notre quotidien pour le mieux. Il faut dire qu’il y a un aspect à la fois très pratique et très simple dans son utilisation. Nous déposons nos flux, ceux-ci sont traités dans l’heure, nous validons le BAT et nos flux partent à l’impression ou en dématérialisé. Les équipes y gagnent un temps précieux. L’autre point véritablement positif en dehors du suivi en temps réel, c’est que nous disposons d’un « droit de regard », à la fois sur l’historique des preuves, mais également sur la vérification et la traçabilité de nos envois. Nous sommes clairement satisfaits de notre collaboration avec Cortex, autant de la prestation fournie, où nous distinguons sérieusement un avant et un après, que de l’accompagnement dont nous bénéficions jour après jour avec des équipes attentives et réactives à nos demandes d’évolutions.
Isabelle JASSERAND, Responsable du service de facturation de SARIA.
PAROLE DES COLLABORATEURS CORTEX :
« Collaborer avec SARIA apporte une double satisfaction. Tout d’abord, il y a bien entendu le plaisir de l’échange avec mes interlocuteurs, toujours très cordiaux et sympathiques ; mais il y a aussi un vrai sens à participer à améliorer le quotidien d’une société qui s’engage dans la production d’une énergie circulaire et la préservation de nos ressources naturelles. »
Mehdi Bendali, Ingénieur d’affaires de Cortex