1 / Objet
Les Conditions Générales de Vente (CGV) de prestations de services décrites ci-après détaillent les droits et obligations de Cortex, et de son Client, dans le cadre de missions relatives au traitement et la production documentaire : numérisation, édition, archivage, routage…
2 / Définitions
Il est convenu entre les Parties de donner aux termes ci-dessous, qu’ils soient écrits au singulier ou au pluriel, la signification suivante :
« Contrat » : désigne les présentes Conditions Générales de Vente, les Conditions Particulières ainsi que leurs annexes et avenants éventuels.
« Conditions Particulières » : désigne la(les) proposition(s) commerciale(s) et/ou le(s) document(s) décrivant, par Prestation, les missions confiées à Cortex par le Client, leurs limites, leurs modalités d’exécution et de rémunération ainsi que leurs annexes.
« Donnée à caractère personnel » : désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux fichiers et aux libertés).
« Partie(s) » : désigne le Client et/ou Cortex.
« Prestation(s) » : désigne la(les) mission(s) confiée(s) à Cortex par le Client, telles que décrite(s) dans les Conditions Particulières.
3 / Application
Toute commande implique, pour devenir ferme et définitive, l’adhésion entière et sans réserve du Client aux présentes CGV, qu’il déclare avoir lues, comprises et acceptées. Toutefois, lorsqu’un contrat est conclu entre Cortex et le Client, des conditions particulières peuvent s’ajouter aux Conditions Générales de Vente, sans s’y substituer.
4 / Devis et validité des commandes
Chaque commande est précédée d’un devis établi par Cortex et accepté formellement par le Client. Il a été établi au préalable sur la base des informations communiquées par le Client et indiquant le détail de la prestation à effectuer ;
En cas de confirmation de commande par courrier électronique, une mention devra préciser l’adhésion pleine et entière du Client aux dites CGV.
Toute modification concernant une commande en cours doit être notifiée par écrit et acceptée.
Cortex se réserve le droit de refuser une commande, en cas d’incident de paiement antérieur, de garanties financières insuffisantes ou toute raison technique.
5 / Exécution des commandes et délais de livraisons
Le Client assume la responsabilité du contenu et de la présentation des fichiers et des documents à traiter.
La livraison est réalisée à la date définie lors de la mise en place de l’opération, sauf accord contraire ou retard du Client pour confirmer sa commande ou livrer les éléments nécessaires à la bonne exécution des prestations, pouvant donner lieu à un dépassement des délais.
Les délais de livraison sont indicatifs, leur dépassement ne pourra donner lieu, au profit du Client, à allocation de dommages et intérêts, pénalités pour retard ou annulation de la commande.
Le Client s’engage à mettre à la disposition de Cortex tous les éléments nécessaires à l’exécution de la prestation définie. Tout retard ou omission de sa part pourra entraîner soit une révision de la date de livraison, soit une annulation de la commande. Le Client s’engage également à valider des « Bons à Tirer » et cette validation vaut accord pour lancer la production et engage sa responsabilité sur le contenu des envois.
6 / Stocks et livraison
Cortex ne saurait être tenu responsable de la destruction des stocks de fourniture si aucune instruction n’a été transmise par le client, sous un délai de 3 semaines après le dépôt Poste. Toute fourniture non utilisée pendant plus d’une année sera détruite. Toute livraison sans Bon de Livraison pour attester de la quantité reçue ne sera considérée valide.
Un défaut de conditionnement lors de livraison entraîne des surcoûts.
Un retard de livraison implique un retard dans la réalisation des prestations.
7 / Prix
Les tarifs appliqués sont ceux en vigueur au jour de la prise de commande. Les prix peuvent être calculés à l’unité, au mille, à l’heure ou au forfait. Ils sont exprimés hors taxes en euros et sont soumis à la TVA.
Nos prestations de services sont négociées de gré à gré et leur tarif final pourra varier en fonction des exigences particulières que requièrent les prestations.
8 / Affranchissements
Les affranchissements sont une taxe. En tant que mandataire d’autrui, Cortex est habilitée à recevoir les paiements des affranchissements et à les reverser à la Poste.
Le montant des affranchissements fait l’objet d’une demande de provision, dont le règlement doit parvenir à Cortex avant le début des travaux. A défaut, la prestation est suspendue en attente du versement.
La facturation définitive est établie lorsque le montant réel est communiqué par la Poste, compte tenu des compléments d’affranchissements éventuels.
Il n’y a pas de compensation possible entre les comptes de prestation et les comptes d’affranchissements.
9 / Modalités de facturation et de règlement
Cortex établit une facture à chaque fin d’intervention ponctuelle, ou mensuellement pour les opérations récurrentes.
Sauf stipulation contraire expresse, pour toute première commande le paiement s’effectue à la commande sans escompte.
La facture de prestation adressée au Client sera soumise à la TVA. La facture d’affranchissements, distincte, ne sera pas soumise à la TVA, sauf cas particulier de certains tarifs postaux. En aucune façon, le Client ne peut effectuer une compensation entre un crédit d’affranchissement et une facture de prestation.
Toute contestation concernant la facturation ne pourra être prise en compte que dans les 8 jours ouvrables suivant la date d’envoi de la facture. En cas de désaccord sur une partie du montant de la facture, le Demandeur s’engage en tout état de cause à régler sans délai le montant non contesté de celle-ci.
L’exécution de la commande est suspendue :
- En cas de non règlement de la provision d’affranchissements,
- En cas de retard de règlement d’opérations antérieures.
10 / Pénalités de retard
Tout paiement non effectué à la date d’échéance prévue sur la facture entraîne, après mise en demeure, le règlement d’un intérêt forfaitaire de retard selon les conditions légales en vigueur – tous frais éventuels de rejet de paiement demeurant à la charge exclusive du Client.
Tous les frais de procédure, mise en demeure, honoraires exposés à l’occasion d’une procédure ou précontentieux en vue d’obliger au paiement sont à la charge du Client qui s’y oblige, cette clause devant être seulement constatée par le Tribunal de Commerce de Bobigny.
Toute défaillance du Client à ses obligations pourra justifier de plein droit la suspension de l’exécution des prestations par Cortex et ses filiales.
Tout incident et/ou tout précédent relatif à une défaillance dans l’exécution de l’obligation de payer le prix pourra justifier le refus de Cortex et de ses filiales de contracter de nouveau avec ledit Demandeur défaillant.
Aucun escompte n’est applicable en cas de paiement anticipé.
11 / Réclamation
Toute contestation concernant la facturation ne pourra être prise en compte que dans les 8 jours ouvrables suivant la date d’envoi de la facture. En cas de désaccord sur une partie du montant de la facture, le Demandeur s’engage en tout état de cause à régler sans délai le montant non contesté de celle-ci.
12 / Résiliation
En cas de non-respect par l’une ou l’autre des parties de l’une de ses obligations, l’autre partie pourra résilier de plein droit la commande par lettre recommandée avec avis de réception, demeurée infructueuse pendant un délai de 20 (vingt) jours calendaires à compter de sa réception et ce, sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être par ailleurs réclamés.
En cas de résiliation de la relation contractuelle par le Client en cours de période contractuelle, non justifiée par un manquement grave de Cortex à l’une de ses obligations prévues dans la commande ou en cas de résiliation du contrat par Cortex pour faute du Client, le Client sera tenu de régler à Cortex une indemnité équivalente à la rémunération qui aurait dû être perçue par Cortex jusqu’à la fin théorique du contrat.
13 / Droit de rétractation et annulation
Un droit de rétractation sera accepté dans la limite de sept jours ouvrables suivant la date du devis signé, uniquement s’il est prévu un début d’exécution de la prestation postérieur à ce délai de sept jours. Il ne sera alors facturé au Client aucun frais.
En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation par le Client, quelle qu’en soit la nature, ce dernier s’engage à régler la totalité de la prestation déjà effectuée. L’annulation devra être confirmée par écrit à Cortex par le Client.
14 / Confidentialité
Le Client et Cortex s’engagent à respecter strictement la confidentialité de toutes les informations, documents, données ou concepts dont ils pourraient avoir connaissance avant, pendant ou après la réalisation de la prestation, ainsi que du contenu des travaux commandés et réalisés.
La responsabilité de Cortex ne peut être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations lors du transfert de données, notamment par Internet. Par conséquent, il appartient au Client, lors de la commande, d’informer Cortex des moyens de transfert qu’il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible.
15 / Informatique et libertés – Données personnelles
Le renseignement des informations nominatives collectées est indispensable, car elles permettent le traitement et l’acheminement des commandes, l’établissement des factures et des contrats de garanties éventuels. Le Client dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données personnelles qui le concernent, qu’il peut exercer à l’adresse électronique suivante : contact@cortex-sa.com
Dans le cadre de leur relation contractuelle, le Client et Cortex s’engage à respecter la règlementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel, et, en particulier le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016, applicable à compter du 25 mai 2018 (« Règlement Européen sur la Protection des Données »). L’engagement « RGPD » de Cortex est disponible sur le site https://www.cortex-sa.com/engagement_cortex-rgpd/ et peut être signé pour chaque Client qui en fait la demande.
16 / Vidéo-surveillance
Le Client est informé que, pour sa sécurité à l’intérieur des locaux de Cortex, ceux-ci sont équipés d’un système de vidéosurveillance dont les images sont susceptibles d’être utilisées en cas de poursuites judiciaires. Un droit d’accès est prévu conformément à l’article 10V de la loi n°95-73 du 21 janvier 1995 et à son décret d’application n°96-926 du 17 octobre 1996.
17 / Responsabilités et Assurance
Cortex s’engage, à titre d’obligation de moyens, à exécuter les prestations avec tout le soin en usage dans sa profession et selon les règles de l’art.
Chacune des Parties déclare être assurée, notamment en Responsabilité Civile Professionnelle, auprès d’une compagnie notoirement solvable et maintenir en vigueur pendant toute la durée du contrat. A tout moment, chacune des Parties peut être demandée à justifier de l’existence desdits contrats d’assurance, sur simple demande de l’autre Partie.
A compter de la remise des documents livrés ou déposés à La Poste par Cortex, le Client sera responsable de l’utilisation, de l’exploitation et de la diffusion du contenu qui y est présenté. Il décharge en conséquence Cortex de toute responsabilité et la garantit contre tout recours susceptible d’être intenté à son encontre, de ce fait ou en raison de toute perte de bénéfices ou trouble commercial.
Cortex se réserve le droit de refuser tous travaux dont les intentions seraient contraires à l’honnêteté, à la morale, ou à la règlementation postale en vigueur.
Les textes, images et documents confiés à Cortex et ses filiales restent la propriété du Client, qui seul, assume les conditions d’utilisation, notamment en ce qui concerne les droits et éventuels copyrights. Cortex ne sauraient être tenue responsable d’une quelconque utilisation frauduleuse.
La responsabilité de Cortex ne pourra pas être mise en œuvre si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une de ses obligations décrites dans les présentes CGV découle d’un cas de force majeure. À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement imprévisible, irrésistible et extérieur, au sens de l’article 1148 du Code civil.
18 / Droit applicable et juridiction compétente
Tout litige relatif à l’application ou à l’interprétation des présentes CGV est soumis au droit français. À défaut de résolution amiable, le litige sera porté devant le Tribunal de commerce de Bobigny.
Les CGV pouvant être modifiables à tout moment, seule la date de réception du devis signé sera admise pour l’application des présentes. Date de mise à jour : décembre 2018