Comment Cortex a dématérialisé l’historique de 4000 dossiers locataires pour une importante agence de gestion de biens immobiliers ?

Comment Cortex a dématérialisé l’historique de 4000 dossiers locataires pour une importante agence de gestion de biens immobiliers ? 2

Photo de Andrea Piacquadio

CONTEXTE & ENJEUX

Notre client est une agence de gestion locative reconnue, située en région parisienne. Au quotidien, les gestionnaires de biens conjuguaient le fonctionnement avec des flux papier (baux signés des années auparavant mais toujours en cours) et des flux numériques (baux récents et signés électroniquement). Cette organisation rendait difficile la bonne gestion des biens immobiliers.

En 2019, dans le cadre d’une démarche de dématérialisation plus globale, l’agence se tourne vers Cortex afin de numériser son stock de dossiers papier.

Ce projet de numérisation ambitieux, pour lequel Cortex a répondu présent, devait être réalisé dans des délais très courts.

LA RÉPONSE DE CORTEX

En analysant préalablement la demande de notre client, il est ressorti que les dossiers locataires présentaient une structure bien organisée et divisée en plusieurs catégories ce qui rendrait la recherche de documents aisée une fois numérisés.

Dès lors, et en cohérence avec les habitudes des gestionnaires de biens, un projet de numérisation a été élaboré avec un objectif très clair : transposer le fonctionnement actuel de l’agence en numérisant et indexant les dossiers de telle manière qu’ils soient facilement intégrables dans la GED de l’agence.

L’équipe projet a défini une arborescence de classement des dossiers permettant une indexation efficace et rapide. Chaque document du dossier a été réparti et classé dans un des 3 sous-dossiers du plan de classement pré-établi :

· les documents relatifs à la candidature du locataire (pièce d’identité, bulletins de paie)
· les documents relatifs au contrat entre le locataire et l’agence (bail)
· les documents de gestion locative (incidents…)

Au cours de la réalisation de la prestation, il s’est avéré que les dossiers papier ne renseignaient pas correctement les références qu’ils concernaient (nom du titulaire du bail & numéro de dossier), ces informations pouvant avoir évolué au fil du temps (départ de l’un des locataires, divorce…).

Cortex a donc développé en interne un programme permettant de vérifier automatiquement les données de la base clients avec celles des dossiers à numériser.

Cet accompagnement à la préparation de l’identification des dossiers a permis une mise en conformité des archives papier en vue de leur classement numérique.

Une fois ces prérequis validés, la numérisation de plus de 4000 dossiers a été réalisée par les opérateurs qualifiés depuis le site de Cortex.

A la fin de la prestation, le client a reçu les PDF des images numérisées, indexées et océrisées. Cortex a détruit l’ensemble des originaux papier dans les règles de l’art, à l’exception des documents contractuels importants.

LA PRESTATION RÉALISÉE PAR CORTEX COMPREND :

  • Analyse du besoin
  • Définition des critères de recherche et du plan de classement
  • Rédaction de la convention de numérisation (mode opératoire)
  • Développement du programme et paramétrage des outils
  • Prise en charge des dossiers à numériser sur notre site de production
  • Identification des numéros de dossiers
  • Tri & dépollution
  • Numérisation
  • Océrisation & Indexation
  • Génération des PDF des images numérisées
  • Restitution des originaux contractuels papier et destruction certifiée des autres documents

«  L’équipe projet de Cortex s’est impliquée en amont pour conseiller l’agence sur la méthodologie à adopter. Nous avons développé un programme sur mesure, sécurisant l’identification des dossiers. Cette prestation a aussi été un défi pour le service de production : grâce à l’industrialisation de nos process et à une organisation adaptée, les équipes ont montré leur capacité à traiter dans un délai très court la numérisation sécurisée d’un volume conséquent de flux papier. »

Marie-Liesse VERDIER, Responsable offres courrier entrant

«  Nous sommes fiers d’avoir participé au succès d’une opération d’une telle envergure. Ce projet a été très challengeant pour notre équipe informatique qui a dû développer, au cours de ce projet et dans des délais très serrés, un socle technique permettant, dans un contexte de traitement de masse, l’identification et la traçabilité des flux. L’équipe a également mis en œuvre un workflow de numérisation incluant de nombreuses étapes de traitements telles que de la RAD, de l’océrisation « full text » couplée à de l’intelligence artificielle, des contrôles d’intégrité pointus et la génération des livrables attendus par notre client. »

François BILLERACH, Directeur des Systèmes d’Information

LES BENEFICES

Initialement, l’objectif recherché par notre client était de centraliser l’ensemble des dossiers de gestion de biens immobiliers et d’harmoniser leur consultation tout en libérant les espaces dédiés au stockage de ces derniers.

Tout au long de la prestation, Cortex est demeuré à l’écoute du client et notre organisation a permis de traiter en priorité les dossiers « en cours d’utilisation » selon les besoins des gestionnaires.

Enfin, le confinement a mis en lumière tout l’intérêt de la prestation réalisée. Grâce à la dématérialisation de ses dossiers, notre client ne s’est pas retrouvé bloqué lorsque la situation de confinement s’est déclarée. L’équipe de gestionnaires en télétravail a pu être immédiatement opérationnelle grâce à l’accès à l’ensemble des dossiers à distance. L’activité de l’agence a donc pu se poursuivre sans difficultés.

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