Comment Cortex a optimisé le traitement des encaissements d’une entreprise de recyclage ?

Cortex gère le traitement des encaissements d'une entreprise de recyclage

CONTEXTE ET ENJEUX :

Spécialiste du recyclage, notre client propose aux entreprises des solutions pour réduire l’impact environnemental de leurs emballages ménagers et du papier. 

En 2014, face à la variation des encaissements quotidiens et pics ponctuels, notre client éprouvait des difficultés à traiter efficacement ces flux. Ces tâches mobilisaient régulièrement son personnel et nécessitaient une attention particulière à la saisie correcte des informations.

Dans une problématique d’optimisation de sa performance, l’entreprise s’est alors tournée vers Cortex pour confier la gestion des encaissements de ses nombreux clients.

LA RÉPONSE DE CORTEX :

Tous les mois, Cortex traite environ 300 chèques et 900 virements.  

Pour la gestion de cette opération, le service Data de Cortex s’organise en deux étapes : tout d’abord est effectué le traitement des chèques puis s’en suivent les virements bancaires.

L’ensemble des informations liées à la validité des chèques (date, signature) est vérifié, la correspondance avec le numéro de facture est contrôlée, puis les chèques valides sont numérisés. Le processus de numérisation conjugué au traitement de LAD/RAD assure une double vérification pour garantir une marge d’erreur proche de zéro. Un coursier récupère ensuite l’ensemble des chèques et les dépose à la banque.

Par la suite, les opérateurs procèdent avec la même rigueur à vérifier la correspondance des virements bancaires avec les factures émises dans le fichier partagé par notre client.

Au total, trois personnes sont mobilisées sur la gestion de ces prestations afin d’assurer la meilleure qualité d’exécution et de traitement possible. Le client bénéficie à la fin des traitements d’un reporting via un portail dédié pour un suivi en temps réel.

LES PRESTATIONS RÉALISÉES PAR CORTEX :

  • Traitement des chèques
    • Réception des chèques chaque matin
    • Extraction des chèques des enveloppes reçues
    • Vérification des chèques (daté, signé)
    • Contrôle de la correspondance du chèque avec le numéro de facture (SAP)
    • Numérisation des chèques
    • Edition de la remise en banque
    • Remise physique en banque par un coursier
  • Traitement des virements
    • Contrôle des virements effectués et de sa correspondance avec la facture
    • Création de tableaux avec saisie des numéros de virement et de facture

« Nous travaillons maintenant depuis plusieurs années avec ce client, le traitement des chèques et des virements s’est toujours effectué sans accroc. Nous avons développé ensemble une plateforme qui permet la consultation en temps réel des encaissements, un vrai gage de rapidité et de sécurité pour le client. »

Cheryn Karkri, Chef de marché Grands Comptes.

« Je reçois quotidiennement des chèques et des virements à destination de cette entreprise de recyclage. Il s’agit d’une des premières tâches que j’effectue tous les matins. Je contrôle la provenance des chèques, leur montant, leur numéro, je vérifie qu’ils sont signés et datés puis je les dépose en banque via un coursier. »

Sylvie Mastroléonardo, Responsable du service Data.

LES BÉNÉFICES :

Grâce à la sous-traitance, cet expert du recyclage bénéficie des compétences et expertises du personnel de Cortex sur chacune de ses opérations.

En moins 24h, les informations sur les traitements effectués sont disponibles dans la base de données de notre client avec l’assurance d’une saisie sécurisée et protégée. Les collaborateurs du client disposent ainsi d’une vision claire et précise de leurs encaissements et peuvent piloter efficacement la gestion financière de leur entreprise. Les salariés sont ainsi déchargés des tâches sans valeur ajoutée et gagnent ainsi en performance.

L’INTERVIEW CLIENT :

« Les procédures ont été parfaitement établies dès la mise en place du projet avec Cortex. Nos chèques et virements ont toujours été rapidement remontés sur notre plateforme développée par Cortex. Nous sommes pleinement satisfaits de notre collaboration »

Responsable Administration des Ventes de notre client.

Et pour la suite…

Satisfait par la qualité des prestations d’encaissement, la société s’est également fait accompagner par Cortex dans la mise en place d’une solution de signature électronique. La plate-forme aXessy a été mise à la disposition de ses utilisateurs. Depuis celle-ci, ces derniers peuvent envoyer leurs divers contrats à faire signer par leurs propres clients.

Il ne suffit que de quelques clics à leurs clients pour valider les documents en y apposant leurs signatures électroniques. Depuis aXessy, l’entreprise dispose en temps réel du statut des contrats envoyés : signés, en attente ou refusés. A la clé, les délais de signatures réduits de façon considérable et une amélioration de l’expérience utilisateur de leurs propres clients.

Téléchargez le cas client au format PDF : ICI 

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