Comment Cortex accompagne les Concours Archimède dans l’organisation des jeux d’énigmes solidaires ?

Cortex accompagne les Concours

Contexte et enjeux :

Ancienne maison d’édition, l’entreprise « Les Concours Archimède » œuvre aujourd’hui au sein des établissements scolaires en organisant des jeux d’énigmes solidaires en partenariat avec l’Education Nationale. Ce sont entre 800 et 1200 établissements selon les saisons qui, répartis sur tout le territoire français, proposent des quiz à thématiques variées afin de permettre aux enfants de mettre en application leurs connaissances de la culture générale.

En plus de toute la préparation pédagogique des QCM, les Concours Archimède coordonne toute l’organisation. N’ayant ni compétences requises ni les moyens pour assurer l’envoi des questionnaires, la réception des retours ainsi que le traitement des réponses, l’entreprise externalise ces tâches auprès de Cortex.

La réponse de cortex :

Fort de son expertise, Cortex a mis en place une chaine de production dédiée pour Archimède. La première étape consiste en la préparation des envois du matériel : impression des dizaines de milliers de questionnaires, mise sous plis avec insertion des enveloppes pré-affranchies et envoi dans les différents collèges pour que les élèves puissent y participer en remplissant les QCM.

Les réponses sont ensuite envoyées à l’aide d’enveloppes T directement chez Cortex. C’est à ce moment-là que le service Data de Cortex intervient. Le traitement des réponses est en partie automatisé : les questionnaires remplis sont numérisés et les données sont lues à l’aide du logiciel de lecture automatique de documents (LAD). En cas de rejet, si la réponse est illisible, l’opérateur effectue un contrôle et saisit la réponse de façon manuelle. Grâce à cette technologie, il ne suffit que de quelques heures pour déterminer les gagnants de chacun des concours.

Enfin, le service manuel de Cortex finalise l’opération en réalisant le colisage des récompenses aux gagnants par établissement.

La prestation réalisée par Cortex comprend :

  • Maquettage des questionnaires
  • Fourniture du papier et des enveloppes
  • Impression et mise sous pli des questionnaires
  • Optimisation de l’affranchissement grâce à l’accès aux tarifs grands comptes de la Poste
  • Envoi postal dans plus de 1000 collèges
  • Réception et ouverture des colis postaux
  • Numérisation des questionnaires
  • Indexation des questionnaires (traitement LAD et vidéocodage) : nom, prénom, établissement et réponses
  • Transmission des fichiers de données avec les résultats
  • Colisage et envoi des récompenses aux gagnants

Bénéfices :

La sous-traitance d’une partie des tâches auprès de Cortex permet le déroulement fluide des concours : depuis le maquettage des questionnaires jusqu’à la restitution des réponses. L’envoi des QCM nécessaires à la réalisation des concours dans les collèges doit intervenir dans des délais très courts, impossibles à tenir sans l’intervention du prestataire externe. Par conséquent, l’externalisation de la gestion des envois et du traitement des retours offre à Archimède un respect des délais minutieux, un gain de temps conséquent et l’assurance d’un traitement professionnel et efficace.

Depuis quelques années déjà, nous accompagnons les Concours Archimède. Au-delà d’une prestation, il y a un vrai sens que nous accordons à soutenir la mise en place de chaque concours. C’est toujours motivant de savoir que nos années d’expertise sont au bénéfice d’un projet sociétal. Nous sommes fiers de cette collaboration.

Charlotte Marill, directrice commerciale

La parole du client :

Nous sommes très heureux de travailler avec l’entreprise Cortex pour leur professionnalisme et leur réactivité. Leurs solutions sont adaptées à nos besoins, des équipes sont engagées à nos côtés pour servir au mieux nos clients. Une belle collaboration qui aura contribuée à plus d’une quinzaine d’associations dans le secteur de l’éducation et de la protection de l’enfance.

Carole Rinaldi, fondatrice des Concours Archimède

Téléchargez le cas client au format PDF : ICI

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