Courrier entrant
Pourquoi externaliser la gestion du courrier entrant ?
Tous les jours, votre organisation reçoit un volume important du courrier papier entrant : des documents de gestion (factures fournisseurs, bons de commande…) mais aussi des retours de diverses opérations (bulletins d’adhésion, questionnaires, enquêtes…).
Le traitement de ces courriers entrants représente des tâches administratives chronophages, mobilisant vos salariés en plus de leurs missions habituelles.
L’optimisation de ces processus documentaires entrants grâce à la numérisation des documents et leur intégration dans des Systèmes d’Information métier est primordial. Autrement, ces opérations de traitement de courrier peuvent pénaliser la productivité de votre entreprise.
Compte tenu de nombreuses étapes nécessaires au traitement du courrier, il apparaît plus judicieux d’externaliser ces opérations fastidieuses et coûteuses. Votre organisation bénéficiera d’une solution de gestion du courrier avec une approche métier professionnelle basée sur les savoir-faire du prestataire (préparation, tri, saisie, numérisation, archivage,…) mais aussi l’utilisation du matériel & outils performants.
A la clé, des processus efficaces, permettant de réduire vos coûts, d’optimiser vos gains de productivité et ce, quel que soit le type de courrier entrant à gérer.
Confiez-nous le traitement de votre courrier ENTRANT
Avec une expérience de plus de 20 ans dans la gestion documentaire, Cortex a su développer des compétences élaborées dans le traitement des documents et la dématérialisation des courriers entrants.
Traitement dans nos centres de numérisation ou sur votre site, prise en charge des opérations récurrentes ou ponctuelles, numérisation de tous types de documents : factures, chèques, coupons, enquêtes,… Cortex élabore et met en place une solution de traitement de votre courrier entrant la plus adaptée à vos besoins et aux spécificités de vos documents.
En externalisant le traitement de votre courrier entrant auprès de Cortex, vous bénéficiez d’une expertise métier forte, des processus garantissant qualité, traçabilité sur toute la chaîne de traitement ainsi que la sécurité et confidentialité accrues de vos documents.
Une prestation complète et sur mesure
- Réalisation des prestations sur nos sites de numérisation ou « in situ »
- Traitement des opérations récurrentes ou ponctuelles
- Traitement complet des flux de votre courrier entrant :
- Réception ou prise en charge, vérification des quantités
- Préparation des documents : tri, ouverture automatisée, dépollution, insertion des patchs (séparateurs)
- Numérisation des documents
- Traitement post-numérisation (suppression pages blanches, redressement images…)
- Capture : Indexation automatique (LAD-RAD-OCR) ou vidéocodage
- Contrôle qualité périodique ou par échantillonnage à chaque étape
- Mise à disposition dans vos outils GED/ERP/archivage numérique
- Restitution des originaux
- Destruction sur demande
Vos bénéfices
- Optimisation des coûts de gestion
- Réduction des délais de traitement grâce à l’automatisation des processus
- Gain de productivité pour vos collaborateurs (décharge des tâches répétitives et sans valeur ajoutée)
- Accessibilité immédiate grâce à l’intégration de votre courrier dans vos applications métier
NOS ATOUTS
- Réactivité, souplesse et sécurité accrue du traitement
- Une main d’oeuvre qualifiée avec une connaissance métier forte
- Un traitement sur mesure pour s’adapter aux spécificités du client
- Une capacité à gérer des types de documents variés
- Une offre qui s’imbrique dans une solution plus globale
- 2 ateliers de numérisation situés en France et 100% de traitement réalisé dans ces ateliers
- Une capacité de numérisation industrielle (scanners de production A3/A4/à plat) et une forte réactivité
Cas client
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