Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont la possibilité de remettre le bulletin de paie électronique sans l’accord préalable des salariés. Ces modalités précisées dans le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, pris en application de la Loi El Khomri, permettent aux Ressources Humaines de passer à la digitalisation des bulletins de paie mais sous certaines conditions.
En optant pour le Bulletin de Paie Electronique (BPE), l’entreprise s’affranchit de certaines tâches chronophages et réalise des économies sur les coûts de gestion (impression, affranchissement, archivage…) pouvant aller jusqu’à 70 %.
Modalités de mise en place d’un bulletin de paie électronique
La volonté du gouvernement de mettre en place le bulletin de paie électronique ne date pas d’hier.
En effet, depuis 2009, avec l’accord préalable du salarié, l’employeur pouvait remplacer la remise du bulletin de paie sous format papier par une remise sous forme électronique.
Aujourd’hui, l’employeur peut procéder à la distribution des bulletins de paie sous forme électronique, sauf opposition expresse du salarié. L’employeur n’est plus tenu de recueillir l’accord du salarié ; c’est à ce dernier d’exprimer sa volonté de recevoir ses bulletins de paie sous format papier.
L’article L3243-2 du Code de travail, modifié par l’article 54 de la loi Travail ainsi que son décret d’application n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 précisent les modalités de la mise en place du bulletin de paie électronique, à savoir, assurer :
- La distribution du bulletin de paie sous forme électronique dans des conditions de nature à garantir l’intégrité ;
- La disponibilité des bulletins de paie au format électronique soit pendant une durée de 50 ans soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans ;
- La confidentialité des données ainsi que leur accessibilité par le biais d’un Compte Personnel d’Activité
L’employeur doit informer le salarié de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie électronique, par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche.
Le salarié peut revenir sur sa décision à tout moment.
Par ailleurs, depuis 2011, il existe une norme relative à la gestion du bulletin de paie électronique, la NF Z42-025. Cette norme publiée par l’AFNOR définit un référentiel de bonnes pratiques techniques et fonctionnelles qui permettent aux entreprises d’émettre les bulletins de salaire électroniques. Cette norme a pour but d’instaurer la confiance auprès des acteurs qui émettent, reçoivent (salariés) ou demandent les bulletins de paie (URSSAF, banques, prud’hommes…)
A noter que tout manquement relatif à la remise, au paiement ou aux mentions figurant sur le bulletin de paie est sanctionné par le paiement de l’amende prévue pour les contraventions de troisième classe, soit 450 euros (Article R. 3246-2 du Code de travail).
Collaborateurs réticents au bulletin de paie électronique : quelle solution ?
Cependant, le passage global au BPE ne convient pas à tout le monde, certains salariés s’y opposent. Selon le sondage IFOP pour Neopost, réalisé en juin 2016, 21% les salariés ne souhaitent pas passer au bulletin de paie dématérialisé. D’après eux, les risques sont trop nombreux. La sécurité revient en argument n°1 : 46% des salariés réticents n’ont pas confiance dans les solutions de coffre-fort électronique.
Parmi d’autres raisons : 45% d’entre eux se montrent réticents aux changements de leurs habitudes et préfèrent classer, mois après mois, leurs papiers dans une pochette, un classeur ou toute autre solution non-numérique. 5% des salariés ne sont pas à l’aise avec l’utilisation des nouvelles technologies et 13% jugent l’intégration des anciens bulletins de paie dans un outil numérique, trop compliqué.
De ce sondage, nous pouvons retenir que tous les salariés n’ont pas le même profil digital.
Certains sont méfiants concernant les outils numériques ou résistants au changement.
D’autres n’ont pas d’accès Internet ou tout simplement ne souhaitent pas passer au bulletin de paie électronique quelques mois avant le départ à la retraite.
Pour mieux réussir un projet de dématérialisation des bulletins de paie, il est nécessaire de se prémunir des éventuelles réticences des salariés.
Même si la législation autorise à mettre en place le BPE sans l’accord préalable du salarié, l’employeur ne doit pas brusquer son personnel en lui imposant un changement de cette envergure. Toute digitalisation forcée peut provoquer de la frustration. D’où l’intérêt d’offrir à ses salariés le choix d’un mode de distribution des bulletins de salaire qui convient le mieux à chacun.
Grâce à une solution de diffusion multicanale du bulletin de paie, les salariés peuvent opter pour un bulletin de paie au format papier (envoi par courrier postal ou remise en main propre), ou au format électronique (dépôt dans un coffre-fort numérique). L’employeur lui, pourra éditer, rajouter des documents en annexe, transmettre et archiver les bulletins quels que soient leurs formats ou volume en toute sécurité.
Accompagnement au changement, liberté de choisir, souplesse : tels sont les avantages du bulletin de paie multicanal.
