A l’heure où les salles d‘archives débordent et la production des documents au format papier reste stable, la dématérialisation est aujourd’hui, plus que jamais au cœur des problématiques des organisations privées et publiques.
En plus de représenter un coût non négligeable, l’archivage papier ne facilite pas la disponibilité immédiate de l’information et rend la recherche des documents plus longue et fastidieuse.
N’avez-vous jamais perdu de temps à rechercher une facture ou un contrat fournisseur ? Il est estimé qu’un salarié passe en moyenne 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents (source : Sell & Sign).
La numérisation semble donc être la solution, elle offre de nombreux avantages aux entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leurs documents, gagner en efficacité et productivité.
Mais que valent les documents numérisés ? Pourrait-on enfin détruire les originaux papier une fois numérisés ?
Pourquoi la norme NF Z 42-026 ?
La Commission de normalisation CN171 de l’AFNOR a publiée en mai 2017 la norme NF Z42-026 qui fait suite à l’article 1379 du Code Civil et son décret d’application du 05 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies.
Le texte de la norme précise les spécifications du processus de numérisation des documents sur support papier, les contrôles nécessaires à la génération de copies fiables ainsi que les conditions de conservation de ces dernières afin de préserver leur pérennité et l’intégrité.
Ainsi, la NF Z 42-026 sera complémentaire à la NF Z42-013 qui est actuellement en révision et qui, dans sa nouvelle version, sera recentrée exclusivement sur l’archivage électronique à vocation probatoire et exclura le périmètre de numérisation.
Par ailleurs, l’AFNOR a récemment créé à destination des opérateurs de numérisation et/ou des donneurs d’ordre qui souhaitent se certifier en interne une marque NF 544 dont le référentiel de certification sera publié d’ici la fin 2018.
Quelles sont les exigences pour la mise en place du processus de numérisation fiable ?
Selon l’article 1379 du Code civil, « est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte », et dont l’intégrité est garantie dans le temps par l’usage d’éléments de preuve (signature électronique, horodatage ou cachet électronique qualifiés …), ainsi qu’une conservation intègre.
La norme NF Z42-026 spécifie, quant à elle, les 4 exigences permettant de produire, par numérisation des documents sous forme papier des copies fidèles.
- Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation: tester les capacités et les limites de chaque outil de production de la chaîne de numérisation sur chaque type de document : colorimétrie, résolution, détection de doublons… et valider que les paramétrages sont conformes aux exigences de fidélité.
- Production et préservation des éléments de traçabilité : mettre en œuvre un système capable de constituer les pistes d’audit à toute étape de numérisation permettant de démontrer la conformité de la numérisation fidèle.
- Contractualisation de la convention de numérisation établie avec le propriétaire des documents préalablement à toute opération de numérisation: assurer la bonne prise en compte du besoin du client et l’application des exigences pour obtenir la reproduction fidèle.
- Mise en œuvre des moyens cryptographiques afin de garantir l’intégrité des copies fidèles : empreinte, horodatage, cachet électronique. Il est par ailleurs recommandé de conserver l’ensemble des livrables (copies fidèles, métadonnées, attestation de numérisation …) dans un SAE certifié conforme à la norme NF Z 42-013 ou dans un composant coffre-fort numérique certifié conforme à la norme NF Z 42-020.
Peut-on détruire des originaux papier après avoir réalisé des copies fidèles ?
L’article 1379 du Code civil ainsi que son décret d’application ne stipulent pas sans ambiguïté la possibilité de détruire volontairement des originaux papier suite à la numérisation fiable. La norme, quant à elle, fixe un cadre technique permettant aux entreprises de libérer ses espaces de stockage.
Malgré cette avancée majeure réglementaire et normative qui ouvre plein de nouvelles perspectives, la destruction ne doit pas être systématique.
Il est indispensable de réfléchir en amont sur les impacts que pourrait engendrer telle décision.
Par exemple, des factures d’un faible montant, des copies des pièces justificatifs… peuvent être détruites à condition de respecter les conditions techniques de la norme.
Par contre, il serait judicieux d’être accompagné par un expert juridique en ce qui concerne la destruction d’autres documents engageants.
Détruire les originaux engageants peut porter atteinte à la pérennité de l’entreprise, d’où l’intérêt de garder l’original papier après avoir produit des copies fiables.
Au moins encore quelques années, le temps que le cadre juridique se stabilise et les premières jurisprudences soient connues.
