La lettre recommandée est régulièrement utilisée par les professionnels et touche tous les secteurs d’activités. Elle assure la confiance et la sécurité lors des échanges commerciaux ou administratifs.
La version électronique du recommandé a été introduite en 2005 et rendue légale grâce à la publication du Décret n° 2011-434 du 20 avril 2011 qui a autorisé l’envoi des recommandés par voie électronique exclusivement pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.
Décrites d’abord au niveau européen par le Règlement eIDAS, les modalités de la mise en place de la lettre recommandée électronique sont enfin précisées en droit interne et seront en vigueur à partir du 01 janvier 2019. Un nouveau pas vers la généralisation de la digitalisation.
La valeur de la lettre recommandée électronique
La valeur juridique du recommandé électronique est la même que celle d’un recommandé avec un accusé de réception classique dès lors que ce dernier satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement eIDAS n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
Par ailleurs, les données envoyées et reçues à l’aide d’un service du recommandé électronique ne peuvent être refusés comme preuves en justice au seul motif que ce service se présente sous une forme électronique ou qu’il ne satisfait pas aux exigences du service d’envoi recommandé électronique qualifié.
Les nouvelles dispositions applicables à partir du 01 janvier 2019
Le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 fixe les modalités d’application de l’article 93 de la loi pour une République numérique relatif à la lettre recommandée électronique.
Il précise les conditions et les étapes requises visant à garantir l’équivalence de l’envoi d’une lettre recommandée électronique par rapport au recommandé classique papier.
A noter que si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu par un tiers opérateur.
Pour être juridiquement valable, à compter le 01 janvier 2019 la Lettre Recommandée Electronique (LRE) doit remplir les conditions suivantes :
Vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire
À partir du 1er janvier 2019, la vérification initiale de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi devra être effectuée par un tiers opérateur selon les modalités précisées à l‘article 24 du règlement eIDAS :
- Soit par la présence en personne de la personne physique ou du représentant de la personne morale ;
- Soit à distance à l’aide de moyens d’identification électronique ;
- Soit au moyen d’un certificat de signature électronique qualifié ou d’un cachet électronique qualifié ;
- Soit à l’aide d’autres méthodes d’identification reconnues au niveau national qui fournissent une garantie équivalente en termes de fiabilité à la présence en personne.
Les preuves du dépôt
Le tiers opérateur devra délivrer à l’expéditeur une preuve de dépôt électronique de l’envoi et la conserver pendant au moins 1 ans. Cette preuve devra comporter des mentions obligatoires comme le nom/prénom ou la raison sociale de l’expéditeur et du destinataire, l’adresse électronique, le numéro d’identification unique de l’envoi, la date et l’heure de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié, la signature électronique avancée ou cachet avancé.
Notifications au destinataire
Le tiers opérateur devra notifier le destinataire, par voie électronique, qu’un recommandé électronique lui est adressée, sans indiquer l’identité de l’expéditeur, et qu’il peut l’accepter ou refuser dans un délai de 15 jours à compter du lendemain de l’envoi de la notification. Dans la notification, le destinataire n’est pas informé de l’identité de l’expéditeur de son courrier recommandé.
Acceptation ou refus de la LiRE par le destinataire
En cas d’acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le tiers opérateur procédera à sa transmission au destinataire. L’expéditeur recevra quant à lui une preuve de réception.
En cas de refus de réception ou de non-réclamation du courrier par le destinataire, le tiers opérateur mettra à disposition de l’expéditeur une preuve de refus ou non-réclamation, au plus tard le lendemain de l’expiration du délai de 15 jours.
Les preuves d’acceptation, de refus et de non-réclamation devront comporter les mentions obligatoires telles que la date et l’heure indiquées par un horodatage électronique qualifié et devront être conservées par un tiers pendant au moins 1 an.
Les règles d’indemnisation
En cas de retard ou en cas de perte des données, la responsabilité du prestataire de service est engagée mais les indemnités susceptibles d’être mise à la charge du prestataire ne peuvent pas excéder la somme de 16 euros selon l’article R.2-1 du Code des Postes et des Communications Electroniques.
