Numérisation des dossiers locataires : un pas vers la digitalisation totale de la gestion locative ?

Gestionnaire qui consulte des dossiers d'archives papier

Photo de Andrea Piacquadio

Le développement des nouvelles technologies numériques impacte tous les secteurs d’activité, et l’habitat social ne fait pas exception. Pour répondre aux attentes des locataires, les bailleurs sociaux doivent intégrer la dimension digitale dans leur activité quotidienne.

En s’appropriant les nouvelles habitudes et comportements des usagers, les bailleurs peuvent proposer ou faire évoluer des services existants afin d’améliorer l’expérience clients, d’optimiser le fonctionnement interne ainsi que la productivité des gestionnaires.

Le dossier du locataire est au cœur de la gestion locative.  Si l’on note l’émergence des parcours locatifs 100% digital pour le dépôt de demande de logement, qu’en est-il de l’historique des dossiers au format papier qui font déborder les salles d’archives ?

Focus la numérisation des dossiers locataires : les intérêts et les bénéfices apportés aux acteurs de l‘habitat social

Numérique & Loi Elan : toujours plus d’intérêt à numériser les dossiers locataires

Le numérique s’est introduit très vite dans les métiers de la gestion locative comme un enjeu crucial pour améliorer le fonctionnement interne et la qualité des services.

Derrière le projet plus global de dématérialisation initiée par la loi Elan, s’ ajoute un mouvement de regroupements des bailleurs. Celui-ci stipule «l’obligation pour un organisme de logement locatif social n’atteignant pas une taille qui lui permette d’assurer l’ensemble des fonctions stratégies de manière autonome, de rejoindre un groupe. » avec une application jusqu’au 1er janvier 2021 pour atteindre le dit seuil ou se regrouper. 

L’accès à l’information étant vital pour les organismes HLM, la dématérialisation totale ou partielle des dossiers locataires apportent une valeur supplémentaire. Pour une collaboration efficace des groupements des bailleurs, chaque interlocuteur doit accéder et bénéficier d’une vue d’ensemble sur tous les locataires et leurs dossiers afin de réaliser les tâches qui lui incombe. En numérisant les dossiers, l’accès à l’information est centralisé, donc plus rapide pour les bailleurs.

Quels bénéfices de la numérisation des dossiers locataires pour le bailleur social ?

Le dossier locataire comporte l’ensemble des documents du locataire justifiant de sa situation personnelle et activité professionnelle (CNI, avis d’imposition, RIB…) lui permettant de déposer son dossier pour l’accès au logement dans le HLM.

Digitaliser ces dossiers permet aux acteurs de l’habitat social de bénéficier de nombreux avantages.

  • Centraliser l’information – En procédant à la reprise du stock des dossiers locataires au format papier et leur numérisation, les copies numériques des dossiers seront centralisés dans un espace commun (logiciel métier ou la GED) dans lequel les interlocuteurs des locataires (gestionnaires & autres) peuvent y accéder en cas de besoin.
  • Améliorer la sécurité des originaux papier – Les originaux papier ont une forte valeur juridique d’où l’intérêt majeur de disposer d’une version numérique des documents tout en préservant les originaux des différents risques liés à leur manipulation fréquente : perte, destruction non-intentionnelle, classement erroné… 
  • Libérer les espaces de stockage – La conservation des documents papier est encombrante, elle implique souvent de réquisitionner des espaces de stockage. La dématérialisation des flux papier permet d’optimiser les espaces au sein des locaux des bailleurs en supprimant l’archivage physique sur place.
  • Gagner en productivité – La numérisation des dossiers facilite l’utilisation des données présentes dans les dossiers des locataires. A la clé : une vision globale de chaque dossier par l’ensemble du personnel, une fluidité de la circulation de l’information ainsi qu’une traçabilité plus importante sur les actions réalisées.
  • Améliorer le service client auprès des locataires – L’accès aux dossiers dématérialisés a un impact direct sur la satisfaction des locataires. Le bailleur interagit plus efficacement aux demandes des locataires lorsqu’il accède aux informations en quelques clics dans son logiciel métier.

Qu’en conclure sur la numérisation des dossiers locataires ?

Le numérique est incontestablement un défi pour les bailleurs sociaux.

La clé de la réussite de la digitalisation des processus métier requiert de l’agilité des organismes HLM. Cette transition doit être entreprise en amont, étape après étape, afin d’accompagner le changement auprès des équipes internes et de favoriser leur engagement.

La numérisation des dossiers locataires s’inscrit comme la première étape de cette transformation numérique. Elle intervient en cohérence avec la loi ELAN et permet d’initier d’autres actions de digitalisation (intégration des données dans les progiciels, instauration d’un parcours locatif 100% digital, contractualisation en ligne…).

Ce pas vers le digital n’est pas à négliger car, s’il est pris trop tard, il nuira au bon déroulement de votre transition digitale.

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