FAQ Signature électronique : 6 questions – réponses pour y voir plus clair

En France, la signature électronique a été reconnue par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 du Code Civil transposant ainsi dans le droit français la directive européenne 1999/CE/93 du 13 décembre 1999 sur la signature électronique.

L’article 1367 du Code civil octroie à la signature électronique une valeur légale similaire à celle de son homologue papier : « La signature nécessaire à la perfection d’un acte juridique identifie son auteur. Elle manifeste son consentement aux obligations qui découlent de cet acte. Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »

De sorte et dans la pratique, la signature électronique dispose d’une preuve probante faisant foi et pouvant être utilisée devant un tribunal.

En revanche, ce n’est que plus tard, en 2016, que le règlement européen n° 910/2014 du 23 juillet 2014 dit « eIDAS » est venu simplifier et harmoniser les procédés d'identification et signatures numériques au niveau européen dans le cadre des transactions électroniques.

Lors d’une action en justice, les tribunaux ne peuvent pas refuser la reconnaissance de la valeur juridique de la signature électronique répondant aux exigences du Règlement eIDAS. Selon l’article 25, section I : “L’effet juridique et la recevabilité d’une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif que cette signature se présente sous une forme électronique… »

eIDAS a notamment précisé trois niveaux de signature : simple, avancé et qualifiée, a détaillé des schémas de qualification des Prestataires de Service de Confiance (PSCE) ainsi que des listes et labels de confiance permettant d’identifier les PSCE et produits qualifiés.

Le règlement eiDAS a déterminé 3 types de signatures, à savoir : simple, avancée et qualifiée, tous juridiquement valables et admissibles comme une preuve devant le juge. Chacun répond à des obligations légales et à des cas d’usages différents.

La distinction entre les 3 types de signatures réside dans le degré de validation accordé à l’identité du signataire.

• La signature électronique simple est la plus couramment utilisée. Aucune exigence particulière n’est établie pour la signature électronique simple, elle est définie comme « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer » . Il est par conséquent possible de signer « simplement » et sans processus concret d’identification de signataire de manière univoque. À noter, la plupart des prestataires du marché proposent cependant une étape d’authentification d’identité au moyen d’un code SMS reçu sur smartphone du signataire. La recommandation est de privilégier ce type de signature pour signer les documents à faible risque juridique (documents internes, contrats d’un faible montant, contrats de travail, contrats d’adhésion…).
• La signature électronique avancée est plus sécurisée que la signature électronique simple et doit répondre aux exigences établies à l’article 26 du règlement eIDAS, à savoir :
  - être liée au signataire de manière univoque ;
  - permettre d’identifier le signataire ;
  - avoir été créée à l’aide de données le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
  - être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

La signature électronique avancée nécessite l’usage d’un certificat numérique spécifique au signataire. Concrètement, le signataire peut par exemplece être invité à télécharger sa pièce d’identité sur la plateforme de signature pour contrôle et authentification avant tout acte de signature. Ce type de signature est utilisé lors de la signature des compromis de vente immobiliers, de factures dématérialisées, de réponses aux appels d’offre pour les marchés publics.

• Enfin, la signature électronique qualifiée offre le niveau de sécurité le plus élevé et selon l’article 25 du Règlement eIDAS "l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite". Concrètement, pour signer le signataire doit disposer d’un certificat de signature électronique qualifié délivré suite à une vérification de l’identité de ce dernier en amont en « face à face » (physique ou virtuel) par une Autorité de certification ou Prestataire de Service de Certification Electronique. Ce certificat qualifié se présente sous forme de clé USB, carte à puce etc. Vous l’aurez compris, l’usage de la signature qualifiée est requis dans des cas spécifiques comme actes authentiques de notaires, avocats, huissiers de justice…

La signature électronique présente un panel conséquent d’avantages. Il serait difficile d’être exhaustif pour tous les présenter, mais voici les cinq bénéfices principaux à attendre de cette solution de dématérialisation :

1. Réduction drastique des coûts – La signature électronique permet à une entreprise de réduire ses coûts intermédiaires, notamment liés à l’achat du papier, des consommables d’impression, des timbres pour l’envoi par la Poste et au stockage physique.
2. Praticité indéniable - À la fois pour l’entreprise, mais également pour ses interlocuteurs, la suppression des déplacements est un avantage considérable. L’adoption de signature électronique simplifie grandement la gestion et traitement des documents à signer. Les démarches sont plus rapides et efficaces.
3. Réduction des délais de signature – La finalisation de l’acte de signature d’un document par plusieurs signataires peut prendre plusieurs jours. La version numérique accélère considérablement la conclusion des transactions et améliore également le taux de transformation des contrats.
4. Sécurité renforcée - Grâce à l’utilisation des techniques de cryptographie dans le procédé de signature électronique, la sécurité des échanges, l’authenticité de la signature et l’intégrité du document sont garanties. Toute modification apportée au document signé de façon numérique peut être détectée, ce qui n’est pas le cas d’un document papier avec une signature manuscrite.
5. Image positive de l’entreprise - La signature électronique véhicule une image de marque moderne et innovante. Son utilisation favorise une meilleure expérience utilisateur.

Tout type de documents peut être signé via un processus de signature électronique.

1.  Les documents liés à la gestion des Ressources Humaines
   Au quotidien, les gestionnaires RH échangent une multitude de documents avec les collaborateurs et candidats. C’est le cas notamment des contrats de travail, avenants, entretiens annuels… Les allers-retours entre les signataires peuvent être nombreux et la solution de signature électronique améliore grandement  l’efficacité du service RH afin de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Dans de nombreux cas, notamment dans les processus de recrutement sur un site distant, la contractualisation à distance permet de s’affranchir d’un envoi du contrat par la Poste. Dans ce cas précis, la signature numérique sera également un bon point pour l’image de marque auprès des nouvelles recrues.
2. Les documents liés au développement commercial
   Devis, bons de commande, contrats … Les transactions commerciales sont nombreuses et récurrentes, ce qui poussent à optimiser le traitement de ces opérations. En simplifiant la signature de l’ensemble des documents commerciaux, l’entreprise dynamise la force des ventes, améliore le taux de transformation de documents signés et améliore les délais de signature.  Les échanges professionnels avec les clients sont plus fluides et efficaces.
3. Les documents liés à la gestion administrative du secteur Immobilier
   La signature électronique permet de signer à distance les documents liés aux transactions d’achat, de vente ou locations de biens immobiliers. Un gage de praticité et d’efficacité pour les syndics de copropriété, agences immobilières et bailleurs sociaux…qui peuvent valider leurs contrats en temps record, même en situation de mobilité. Plus besoin de parapher des documents volumineux, page par page, la signature électronique signe le document intégralement, en une seule fois.

Lorsque vous avez décidé de mettre en place un processus de signature électronique, il est important de prendre du temps pour analyser le fonctionnement existant et définir un cahier des charges afin d’identifier les objectifs du projet, les besoins des utilisateurs et les ressources allouées.

Est-ce que votre projet couvrira l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise ou des services en particulier ? Quels types de documents  sont concernés ? Quel volume ? Combien d’utilisateurs ? Quels logiciels sont utilisés en interne ? Quel est le processus de validation ? Quelles sont les contraintes légales liées à mon secteur d’activité et les risques juridiques ? Quel type de signature électronique à mettre en place ?

L’étape importante réside dans le choix du partenaire pour la solution de signature électronique. La solution du parcours de signature choisie doit respecter le cadre légal en vigueur (eIDAS et RGS) et intégrer les certificats d’un prestataire de confiance qualifié.

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