Comment faire une signature électronique ? Tuto aXessy de Cortex

comment faire une signature électronique aXessy

En tant que professionnel, vous êtes régulièrement amené à signer des documents et de plus en plus au format électronique. Que ce soit pour signer un contrat de travail ou un contrat commercial, un bon de commande ou un devis, le processus de signature reste le même. Voici un guide d’utilisation de l’application de signature électronique depuis aXessy de Cortex, la plate-forme de diffusion multicanal qui permet d’orchestrer toutes les opérations liées à la gestion documentaire, de la diffusion de vos documents et messages jusqu’au suivi centralisé.

Nous vous présentons les deux cas de figure possibles : comment émettre un document à signer en ligne, et comment signer électroniquement un document envoyé via aXessy. C’est parti !

QU’EST-CE QU’UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Revenons tout d’abord sur le fondement : la définition.
Une signature électronique est une solution de dématérialisation qui permet de signer et/ou faire signer un document sous format électronique tout en bénéficiant d’une valeur juridique égale à celle d’une signature manuscrite traditionnelle.

Cortex collabore avec CertEurope, Tiers de confiance du groupe Oodrive pour la fourniture des certificats électroniques de signature à la volée.

3 ÉTAPES POUR ÉMETTRE UN DOCUMENT À SIGNER

Connectez-vous tout d’abord sur aXessy avec vos identifiants (nom d’utilisateur & votre mot de passe personnel) fournis par le Service clients aXessy et accédez au tableau de bord de la plateforme.

Sélectionnez ensuite « Mon parcours signature ». Pour créer une nouvelle transaction, choisissez « Nouvel Envoi » en haut de votre écran.

Etape 1 : téléchargez le document à signer ou à faire signer

étape 1 émetteur - télécharger le document à signer

Après avoir libellé la nature de votre transaction, le bouton « Choisir un fichier » permet de télécharger le document depuis votre poste de travail. Il ne reste plus qu’à définir si vous êtes signataire, c’est-à-dire si votre signature doit apparaître sur le document (représentant légal dans le cadre d’un contrat de travail) ou non.

Etape 2 : sélectionnez les signataires

Comment faire une signature électronique ? Tuto aXessy de Cortex 1

L’onglet à droite permet d’ajouter des signataires. Pour ajouter des signataires, deux solutions possibles :

  • soit vos interlocuteurs font partie de votre annuaire (clients réguliers ou membres de votre entreprise), dans ce cas-là, vous n’avez qu’à les sélectionner en tant que signataire ;
  • soit vous pouvez créer un nouveau contant facilement en cliquant sur « Ajouter un nouveau contact » et remplissant la fiche : nom, prénom adresse mail…

Etape 3 : finalisez l’opération

Comment faire une signature électronique ? Tuto aXessy de Cortex 2

Par la même occasion, il est possible de notifier l’un de vos collègues du déroulement de l’opération en ajoutant son adresse email. L’emplacement de la cartouche de signature est personnalisable, mais sans contraintes précises, Cortex vous recommande de laisser le positionnement automatique.

On valide ! Et hop, le document est automatiquement signé si vous êtes signataire, autrement, l’email est adressé aux signataires les invitant à signer le document électroniquement.

3 ÉTAPES POUR SIGNER ÉLECTRONIQUEMENT UN DOCUMENT sur axessy

Ça y est, votre envoi a été réalisé en un temps record, c’est au tour du destinataire d’entrer en jeu, et spoiler alerte : le processus est aussi simple et rapide que pour celui de l’envoi. (partie 2 de la vidéo ici)

Etape 1 : le destinataire prend connaissance du document

Comment faire une signature électronique ? Tuto aXessy de Cortex 3

Votre destinataire signataire reçoit un mail qui l’invite à cliquer sur un lien pour prendre connaissance du document. Pas besoin de créer un compte, le signataire accède directement au document avec le choix de le télécharger, et de le signer ou non.

Etape 2 : le destinataire certifie son identité

étape 2 destinataire - le destinataire s'authentifie

A l’aide d’un code à usage unique que le destinataire reçoit par sms, une poignée de secondes après avoir indiqué son numéro, celui-ci peut certifier son identité et ainsi procéder à la signature du document.

L’opération est terminée !
Toutes les parties sont notifiées par mail.

Etape 3 : émetteur et destinataire peuvent télécharger le document signé

étape 3 destinataire - télécharger le document signé

Chacun (autant l’émetteur que le destinataire) peut maintenant télécharger le document final signé.
C’était simple, non ?

SIGNER ÉLECTRONIQUEMENT : ÇA CHANGE QUOI ?

Au fur et à mesure de ce guide d’utilisation, vous avez observé que le process de signature électronique est loin d’être compliqué. Il s’agit d’une solution digitale pratique et efficace, qui offre à la clé un gain de productivité. En tant que professionnel, l’adoption et l’intégration d’un tel processus à votre quotidien marque un avant et un après. Ce n’est pas pour rien, que la signature électronique affiche l’un des retours sur investissement le plus rapide et intéressant.

Pendant la crise sanitaire de COVID-19 et le confinement, la signature en ligne a permis aux nombreuses organisations de poursuivre leurs activités commerciales, quotidiennes et administratives. Dans le cas de nos clients bailleurs sociaux, pour lesquels nous avions analysé les potentiels de la signature électronique dans l’exercice de leurs missions, elle a été un appui formidable.

A la question « Comment faire une signature électronique ? », une réponse simple : 3 minutes, une dizaine de clics et l’accès à la plate-forme aXessy suffisent, que vous soyez émetteur ou destinataire.

S’il faut bien entendu recontextualiser l’utilisation de la signature en ligne selon votre secteur d’activité pour en évaluer les opportunités (par exemple le secteur de l’immobilier étant particulièrement sensible aux optimisations liées à ce processus), les fonctions du commerce, DAF et RH sauront quoiqu’il arrive profiter pleinement des bénéfices de la signature électronique.

Envie de télécharger notre guide détaillé ?

Cortex a détaillé toutes les fonctionnalités d’aXessy concernant la signature électronique.
Téléchargez-le en remplissant le questionnaire ci-dessous.

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