Avis d’expert rédigé en collaboration avec Oodrive (remerciement particulier à Awatif EL HILALI)
Le métier de bailleur social est en pleine évolution, les habitudes changent et les process se modernisent.
Le cadre juridique encourage le pas vers la dématérialisation. La loi ALUR en 2014 et la loi ELAN en 2018 en sont les meilleurs exemples. Pour autant, les changements dans ce secteur d’activité se font attendre et le passage du papier au numérique, bien que nécessaire, prend du temps à se mettre en place. En cause, de multiples freins tels que, une culture du papier forte, une méconnaissance des outils et de leurs bénéfices, des blocages organisationnels, des coûts et des délais…
Parmi les outils de dématérialisation faciles à mettre en place, permettant un ROI rapide et qui s‘installent de plus en plus dans les habitudes des utilisateurs, se positionne notamment la solution de signature électronique.
Pourquoi les bailleurs doivent avoir un recours à la signature électronique ?
Les activités des bailleurs sociaux sont constituées d’une lourde charge administrative. Au quotidien, ils doivent signer et faire signer une multitude de documents par leurs locataires ou fournisseurs : contrats et bons de commande, baux de location, états des lieux d’entrée et de sortie, acte de caution solidaire, mandats SEPA, demandes de logements sociaux, expertises d’assurance…
Cette charge constitue une perte de temps non négligeable. A titre d’exemple, un contrat de bail contient plus de 40 pages et doit être signé en 2 exemplaires. Ainsi, remplacer la signature papier par un processus totalement digitalisé permet d’obtenir non seulement des gains financiers, mais aussi des gains de productivité. Fini les impressions papier et le temps perdu à parapher toutes les pages du dossier.
Selon une étude réalisée par Forbes, les entreprises augmentent leur efficacité de 70% à 80% en supprimant des processus manuels pour adopter des technologies numériques telles que la signature électronique.
Une signature électronique s’avère également bien plus sécurisée qu’une signature manuscrite : un risque de falsification ou d’erreur est minime, si ce n’est inexistant. En effet, les solutions de signature électronique conformes assurent une authentification forte, garantissent le stockage à valeur probatoire des documents signés et fournissent des éléments de preuve pour chaque dossier signé.
Nos 5 conseils pour passer efficacement à la signature électronique
- Définir les objectifs clairs et précis de votre projet de signature. Il peut s’agir d’offrir un parcours utilisateur plus fluide, d’apporter une meilleure productivité aux équipes internes en les recentrant sur le cœur du métier ou bien de sécuriser les échanges de documents engageants.
- S’adresser à un sponsor de haut niveau qui connaît les enjeux du passage à la signature électronique. Mieux vaut que votre sponsor soit familiarisé avec la réglementation en vigueur et convaincu des bénéfices à la clé. Ceci permettra d’accélérer la mise en place du projet.
- Impliquer les utilisateurs internes et prendre en compte leur expérience utilisateur quotidienne. C’est une des garanties de la réussite du projet. La prise en considération des étapes clés, leurs optimisations et leurs améliorations augmenteront le retour sur investissement.
- S’assurer d’inclure un prestataire de confiance, qui garantit la valeur probante des documents numériques signés électroniquement, en conformité avec le règlement européen eIDAS et le référentiel RGS (Référentiel général de sécurité). En France, c’est l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) qui contrôle et atteste la conformité des éditeurs de signature électronique avec le règlement eIDAS. La liste actualisée des prestataires de confiance qualifiés est disponible sur le site https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR.
- Prévoir l’accompagnement au changement tout au long du processus. Vous devez prévenir vos locataires et fournisseurs du changement sans le leur imposer. Cette étape est fondamentale d’où l’importance d’anticiper au maximum afin de favoriser un taux d’adhésion important.
Autant pour vos utilisateurs internes, que pour vos locataires ou fournisseurs, la signature électronique représente un gain de temps significatif. En comparaison à une signature manuscrite, vos démarches nécessitant la signature seront plus simples et rapides. De ce fait, vos collaborateurs gagneront en efficacité et vos clients seront plus satisfaits.
