Les 3 défis inédits de la course à la dématérialisation RH

Décryptons les enjeux de la dématérialisation RH

DECRYPTAGE – Si les mots « transformation digitale », « dématérialisation RH» et « transition numérique » sont devenus monnaie courante dans les professions RH, nous nous sommes attachés à mieux comprendre l’émergence de ce besoin pour extraire trois futurs défis qui se présentent à la profession des ressources humaines.

Pourquoi parle-t-on de « dématérialisation RH » ?

Dès le début des années 70, le contre-coup de mai 68 se fait ressentir et apporte une transformation profonde sur le rapport au travail et l’évaluation de celui-ci. Parmi les revendications, celle d’un désenchantement qualifié d’ «effet de frustration relative» issu d’un sentiment d’injustice : à quoi bon étudier si c’est pour subir une disqualification sociale ? A quoi bon se tuer à la tâche si c’est pour gagner si peu ? Les salariés réclament une valorisation à la hauteur de leur investissement. Ainsi naquirent les prémices de la mise en avant de l’individualité (prime, entretien d’évaluation annuelle, plan de carrière). La fonction RH se meut, tandis qu’en parallèle se développent les technologies de l’information et de la communication (TICS).  

Opportunité ou disconvenance ? Les entreprises s’essayent tout du moins à emprunter le virage du numérique à la recherche d’une terre promise : celle d’une croissance à plusieurs chiffres.  Et si l’enjeu du digital devient désormais clair pour les organisations, le sifflet de départ de la course au numérique intervient avec bien du retard par rapport à une génération de talents digital natives. Une question se pose alors : comment rattraper cette longueur de retard ?

La transition vers le numérique s’entreprend, la fonction RH en est la première porteuse. En effet, elle est l’intermédiaire de plusieurs générations cohabitant au sein de l’entreprise. Toutes ayant un rapport différent au numérique… d’où la difficulté de mener à bien cette mutation. S’ajoutent à cela, les attentes d’une génération digitalement très exigeante.

Alors quels sont les challenges qui ponctuent cette course au numérique ? Et comment la direction des ressources humaines (DRH) va-t-elle garder son souffle sur la durée ?

I – défi #1 : adapter et accompagner la dématérialisation RH selon les salariés

Depuis le milieu des années 90, la croissance de l’usage de l’internet et des mobiles a été grandiloquente. Fin 2009, l’accès des ménages à l’internet a atteint 63 %, situant la France en troisième position des États membres de l’Union européenne. Cette montée en puissance a été propice à repenser l’organisation du cadre de travail. En effet, depuis la démocratisation des TICS, des formes plus souples comme le télétravail ou le nomadisme s’immiscent dans le quotidien des entreprises et requièrent une gestion RH spécifique.

En France, on estimait en 2018 le taux de télétravailleurs de 29%, soit presque 1/3 de la population active. La logique étant la suivante : pourquoi venir au bureau dès 8h00 pour traiter des mails que l’on pourrait gérer depuis son domicile et sans la contrainte du trajet ? Beaucoup de travailleurs aspirent à de la modernité, l’on voit éclore coworking sur coworking, workshop sur workshop, et se construire peu à peu le mythe légendaire du cadre « qui bosse » sur son Mac dans un Starbucks.

Toutefois, si cet essor digital affiche de reluisantes opportunités, il en recèle également de sombres réalités : les TICS témoignent d’une fracture sociale. Une fracture qui sépare ceux qui y sont familiers de ceux qui n’en ont pas l’appréciation. Notons que la masse salariale d’une entreprise peut regrouper en son sein jusqu’à 4 générations : les baby boomers (nés entre 1960 et 1964 soit les salariés d’une soixantaine d’années), la génération X (1965 – 1981, soit les salariés d’une quarantaine d’années), la génération Y (1982 – 1995, soit les salariés autour de la trentaine) ainsi que la génération Z (1996 – 2012, soit les salariés de demain).

Tous, ne disposant pas du même patrimoine culturel, des mêmes connaissances des usages, ou des mêmes ressources matérielles… Par conséquent, la dématérialisation des processus peut générer des inégalités d’accès à l’information. La transition numérique ne peut alors s’opérer qu’en s’adaptant à ces différents publics. C’est pourquoi dans la mise en place de projets digitaux RH, l’hybride apparaît souvent comme une alternative efficace pour initier la démarche.

Par exemple, bien que l’article 24 de la loi EL Khomri entré en vigueur le 1er janvier 2017 généralise le bulletin de paie dématérialisé pour toutes les entreprises du secteur privé, nombre d’organisations fonctionnent encore avec les deux formats. Les ressources humaines se veulent encore souples sur ce point, constatons toutefois une mouvance claire vers le numérique, 19 % d’entre elles étant en cours de déploiement de solutions de dématérialisation RH.

II – défi #2 : appréhender une génération aux attentes digitales RH fortes

Les générations Y et Z communément parfois regroupées et désignées comme « millennials » formeraient en 2025 plus de 75 % de la population active soit les ¾. C’est une génération dont la perception du monde professionnel diffère bien de celle de ses aînés. Elle a connu le monde du travail au travers de ses crises et notamment celle de l’explosion de la bulle internet dans les années 2000, et celle des Subprimes en 2008. Elle en arbore en conséquence une vision relativement pessimiste. La quête de l’épanouissement et de l’enrichissement personnel caractérise souvent sa première motivation.

De ce fait, l’idée d’exercer plusieurs métiers au cours de leur vie ne leur est absolument pas dérangeante, bien au contraire, c’est plutôt une source d’enthousiasme. En effet, les millennials souhaitent être acteurs de leurs choix et savent qu’il y en a pléthore. « Ils seraient amenés à changer 8 à 10 fois de jobs dans leur vie ». Des chiffres qui effraient les entreprises qui placent ainsi de fortes attentes sur les services RH pour recruter et fidéliser ses salariés.

Parcours d’intégration, team building… Tout est fait pour produire un accueil des plus chaleureux. A ne pas négliger cependant, l’une des attentes premières des digital natives : un environnement numérique performant. Plateforme d’onbording, signature électronique du contrat de travail, bulletin de paie dématérialisé constituent le minimum pour eux. En effet, ces éléments véhiculent une image, ils disent quelque chose de votre entreprise. Ils rendent votre organisation attractive… ou non.

Les millenials aspirent aussi à un suivi régulier de la part des ressources humaines. Habitués à une culture internet où l’on like pour apprécier et l’on commente pour échanger, ils ont construit une approche singulière des rapports hiérarchiques, privilégiant les échanges horizontaux. En conséquence, les formalités d’une évaluation annuelle ne sont plus réellement adaptées à ce type de profil. La publicité Hello Bank « Et toi, t’arrives à suivre ? » dresse avec précision le portrait d’un millennial actif. Un individu avec des projets plein la tête et plutôt volatile.

D’où le besoin des ressources humaines d’être à l’écoute : qu’est-ce qui les intéressent ? Quels sont leurs projets ? L’évolution professionnelle pour eux n’étant pas tant synonyme de monter en hiérarchie au sein d’une même structure, mais plutôt d’être reconnus et de se sentir bien quotidiennement, et ce, quitte à changer d’entreprise. Ainsi, mise en concurrence, chaque entreprise cherche à sortir du lot : la notion de marque employeur apparaît. Les meilleurs talents sont disputés et les entreprises établissent des stratégies pour les acquérir et fidéliser. Face à ce constat, les fonctions RH sont en quête de solutions probantes pour optimiser leur productivité. L’idée est de se décharger du superflu pour se concentrer sur leurs priorités.

III – défi #3 : développer la marque employeur au sein de sa structure

Alors comment recruter et fidéliser les talents d’aujourd’hui ? Si 82 % des millennials estiment le succès de l’entreprise dans sa capacité d’engagement, les organisations ont fort à faire pour développer leur potentiel. Un nouvel axe stratégique se crée : celui de la marque employeur et du marketing RH. Un travail sur l’image que l’entreprise renvoie, autant en interne auprès des « cliemployés», qu’en externe auprès des talents de demain. Toute la finalité consiste à développer son capital humain et son attractivité : montrer que les salariés sont heureux au sein de la structure, qu’ils sont fiers d’y appartenir. Après tout, ils en sont les ambassadeurs.

Nous voyons ainsi, de plus en plus d’entreprises s’atteler à construire une politique RSE véhiculant un sens au-delà du travail. Forme de soutien envers la société, mais aussi et surtout, l’occasion de montrer à celles et ceux qui la composent qu’ils sont moteurs d’actions génératrices de sens. Evènements internes, mécénats, partenariats avec des associations… toutes ces initiatives RSE sont de forts leviers de motivation et s’intègrent pleinement dans les stratégies de recrutement. Elles donnent le sentiment d’apporter sa pierre à l’édifice, de produire une différence.

Bien que ces besoins soient perceptibles pour les fonctions RH, ils doivent s’incrémenter dans le domaine des possibles. Or, souvent bien trop occupés par la gestion de tâches secondaires et administratives (gestion des duplicatas des bulletins de paie, gestion manuelle de flux documentaires, signature manuscrite des contrats…), les services des ressources humaines ne bénéficient pas du temps nécessaire pour se consacrer à ce qui représente pourtant la véritable plus-value pour leur organisation.

Et parce que les entreprises attendent des résultats, l’on commence à revoir les processus internes, la gestion des tâches quotidiennes… par soucis de compétitivité et par soucis de productivité. En ce sens, l’automatisation des tâches chronophages et la dématérialisation des processus apparaissent comme un investissement nécessaire pour les entreprises. Sans lequel, les structures risquent de rater le virage numérique et mettre à mal la pérennité de leur entreprise.

Conclusion

La profession RH a subi des mutations profondes avec l’introduction du numérique au sein des organisations. Le projet de transition numérique s’est vite imposé afin de suivre la tendance digitale. Souvent trop tard.

L’urgence aujourd’hui consiste à ne pas accumuler ce retard sur la génération à venir. C’est un défi majeur qui demande du temps. Et du temps, les fonctions RH en manquent. Encore trop monopolisées sur des tâches sans valeur ajoutée, elles doivent revoir leurs processus de gestion. D’où le phénomène communément appelé « transformation digitale RH » qui installe en réalité une volonté d’appréhender les challenges de demain.

Une question subsiste : la ligne d’arrivée sera-t-elle franchise à temps ? Une chose est sûre, pour sécuriser la transformation numérique, l’appui d’un expert en dématérialisation sera vital pour conduire à bien le tournant numérique.

Fini les dossiers papier, fini l’encombrement des tâches administratives : place à la numérisation et digitalisation et cap sur l’avenir !

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