Numérisation des documents entreprise : pour qui, pourquoi, quand ?

Numérisation des documents entreprise

Le terme « numérisation » est trop souvent utilisé comme un fourre-tout alors qu’il encadre un processus bien distinct où un flux papier est converti en fichier numérique. Au-delà d’une simple action, ce processus de numérisation des documents, ou d’archives, nécessite une méthodologie, des outils et des compétences humaines. La finalité vise à établir des synergies entre les documents numérisés et l’utilisation recherchée par l’entreprise.

Mais qui peut avoir besoin de recourir à des prestations de numérisation ? Comment s’entreprend-elle dans les organisations ? Et pourquoi s’appuyer sur un prestataire ? Un flot de questions qui souligne l’importance d’apporter un éclairage sur ce procédé.

NUMÉRISATION DES  DOCUMENTS ENTREPRISE : POUR QUI ?

Le papier est encore très présent dans le monde de l’entreprise. Les besoins en numérisation des archives ou dossiers courants affectent plusieurs services.

Service Ressources Humaines

Le service RH manipule au quotidien des grands volumes de documents liés à la gestion des dossiers du personnel : contrats de travail, justificatifs, arrêts de travail…, pour la plupart au format papier.

Numériser ces documents équivaut à centraliser les flux papier et électroniques pour en assurer un traitement plus fluide et efficace des données. Bien entendu, d’autres bénéfices découlent de la numérisation pour les gestionnaires RH : pérennisation des documents, réduction du volume de documents papier stockés dans leur bureau, accès simplifié aux documents (n’importe où, n’importe quand)…  .

Certaines données du dossier étant à caractère personnel et, par conséquent, sensibles, leur sécurité et leur confidentialité lors des différents traitements sont mieux assurées au format numérique que sous format papier. La numérisation des documents permet de les regrouper et de les sécuriser, en limitant les éventuelles destructions, pertes ou vols.  Par ailleurs, dans le cadre du règlement RGPD, un salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement des données à caractère personnel le concernant. La bonne pratique veut que ses droits soient satisfaits dans les meilleurs délais, d’où le besoin pour un RH d’accéder rapidement à l’information.

La numérisation est donc un premier pas vers la centralisation des documents, la gestion et le suivi efficace des demandes des collaborateurs dans le respect du RGPD.

Service Comptabilité & Finance

La Comptabilité & Finance reçoit et traite un volume important de flux entrants dont la majorité concerne les factures fournisseurs. Selon l’enquête menée par Archimag pour Docuware auprès des entreprises françaises en 2020, près de 72% des organisations reçoivent les factures fournisseurs par courrier postal ou mail et 60% des organisations interrogées ne sont pourtant pas équipées d’une solution de dématérialisation adaptée à la gestion des factures fournisseurs.

La numérisation des factures fournisseurs apparaît comme nécessaire dans le but de fluidifier les tâches des équipes comptables : limiter les erreurs manuelles (saisie…), réduire les délais de traitement…

La numérisation intervient également pour justifier l’exactitude des déclarations fiscales, des factures émises et reçues, ainsi que de toutes autres pièces justificatives devant être conservées pendant 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice.

Lorsque ces documents sont au format papier, cela représente des espaces importants de stockage et un coût associé. La numérisation, elle, permet d’améliorer la productivité des équipes, de rentabiliser le traitement des factures et diminuer les risques liés à la sécurité en cas de litiges ou contrôles fiscaux grâce à une accessibilité immédiate des factures.

Service Commercial

Le service commercial peut avoir besoin de la numérisation dans le cadre de la dématérialisation des contrats et avenants signés manuellement afin de les centraliser sur un seul et unique outil (GED par ex.) Le demande en numérisation peut aussi apparaître à la suite d’opérations, récurrentes ou non, menées lors des salons professionnels. Par exemple, lorsque les équipes commerciales collectent des données prospects via des coupons papier, la conversion vers un format numérique est un atout pour exploiter ultérieurement les données en les intégrant directement dans les CRM.

Dans ce cadre, ce procédé est utile pour disposer d’une preuve du consentement du prospect quant au traitement de ses données en cas de contrôle RGPD, mais aussi pratique pour détruire par la suite les originaux papier.

Professionnels Etudes & Sondage

Les entreprises spécialisées dans les Etudes & Sondage recourent aussi aux opérations de numérisation. La nature même de leur activité est propice à générer une multitude de données via des enquêtes de satisfaction, des baromètres, des sondages… et pour récolter cette data, les Instituts spécialisés réalisent régulièrement des études via des questionnaires papier. Le traitement manuel des retours est chronophage et fastidieux.  C’est pourquoi il est intéressant de se tourner vers un professionnel pour bénéficier de la numérisation couplée au traitement LAD/RAD des données. La sous-traitance assure un traitement efficace et exhaustif.

Professionnels de Communication

Les médias et les services de Communication sont également des grands demandeurs d’opération de numérisation, surtout lorsqu’ils procèdent à des jeux concours et / ou du couponing. Le processus d’abonnement via des bulletins papier requiert une numérisation couplée à la saisie pour faciliter le traitement des données.

Professionnels de la conservation du patrimoine & archivistes

Dans le cadre des missions autour de la conservation du patrimoine, la numérisation de fonds d’archives permet la création de copies  numériques tout en préservant les originaux des manipulations physiques régulières. La numérisation d’archives accompagnée par un expert octroie une haute qualité du traitement et perpétue l’idée que numériser ouvre le patrimoine culturel à un plus grand nombre, notamment via un catalogue numérique.

NUMéRISATION DES DOCUMENTS ENTREPRISE : POURQUOI ?

La numérisation des documents offre de nombreux avantages aux organisations, en particulier si elle est opérée par un des professionnels du secteur.

  • Gagner en productivité. Réaliser une opération de numérisation d’un volume important de documents est un savoir-faire, nécessitant l’accès à des outils de haute performance (scanners, outil de reconnaissance de données LAD/RAD/OCR) qui permettent des traitements rapides et qualitatifs. Passer par un prestataire reconnu dans le domaine, expert en gestion documentaire, s’avère une bonne solution, car ils investissent régulièrement dans les technologies les plus performantes, maîtrisent la méthodologie et réalisent des prestations dans les règles de l’art. A la clé, moins de charge de travail pour les équipes internes et un accès aux outils, logiciels et compétences sans investissement initial.
  • Faciliter l’accès aux documents. La numérisation des archives papier et leur intégration dans un logiciel métier permet la recherche, l’accessibilité et la consultation aisée des données depuis un seul et unique espace commun. Cette action centralise la documentation importante à l’exercice des missions des collaborateurs en leur offrant la possibilité de partager et travailler simultanément sur les mêmes documents. C’est particulièrement pratique si l’entreprise possède différents sites et filiales.
  • Sécuriser les documents. Les documents papier sont souvent exposés aux dangers de perte, de vol, ou destruction accidentelle. Le passage au numérique limite ces risques. La numérisation des archives assure leur sécurité et confidentialité grâce au système d’archivage électronique (SAE) à valeur probatoire.   

NUMéRISATION DES DOCUMENTS ENTREPRISE : QUAND ?

Les projets de la rentrée

La rentrée de septembre est une période propice à lancer les projets de dématérialisation. Le COVID-19 a pointé du doigt les faiblesses du fonctionnement papier en entreprise : présence physique obligatoire pour accéder, consulter et échanger les documents… Numériser les archives de l’entreprise libère les espaces dédiés uniquement à leur stockage et optimise vos fonctionnements internes !

Dans le cadre de déménagement

Le déménagement d’une entreprise est l’occasion de faire le tri dans les archives afin d’optimiser le stockage, car le plus souvent, déménagement rime avec une réduction des m2 dédiés aux archives. Anticiper le projet de déménagement est le mot d’ordre ! Profitez de cette opportunité pour faire le bilan de l’existant : recenser les documents à conserver, à numériser ou à détruire…

Les projets de fusion & acquisition, rachats

Lors d’un rapprochement entre deux structures, les archives et les documents courants doivent être accessibles par l’ensemble des équipes. L’idée est de faciliter les échanges, la gestion des dossiers et la communication entre les entités rapprochées. La numérisation des archives dans ce cas de figure contribue à la réussite des projets de fusion.

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